【迪森专家专栏】第1篇:财务凭证跳号断号的误区
发布时间: 2023-09-28
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[前言]


迪森之所以在数字化转型项目实施过程中备受企业夸赞,是因为迪森项目过程中都有专家们的保驾护航,为帮助企业在数字化转型项目实施中收获新知识,增长新能力,提高管理视野,减少项目误区,我们特设「迪森专家专栏」,将会有一系列关于数字化转型项目实施方面的文章分享给大家,敬请关注。

本文根据迪森首席财务专家杨勇清老师在SAP ERP领域中的24年丰富经验,结合其在ERP项目实施中发现的普遍误区发表相应的研究心得与建议,为您的SAP财务实施与交付保驾护航。
 

[问题描述]


SAP系统上线后第一个年度审计时,审计人员提出为什么财务凭证跳号、断号?同时财务人员也很迷惑,SAP是最好的ERP软件之一,为什么在财务凭证编号上出问题?什么原因?如何向审计解释?在SAP系统中如何避免?
 


[问题分析]

 

① SAP凭证编号跳号是常见现象。

② 凭证编号跳号的原因是,SAP系统主要应用于大企业,支持业务并行处理,支持多个服务器并行处理;即:多个人员同时处理同一公司财务凭证。

例如 A、B、C 三名财务人员 分别对公司1000进行凭证记账:

A 会计保存凭证时,预先取得凭证号 001,提交到 X 服务器处理;

B 会计保存凭证时,预先取得凭证号 002 ,提交到 Y 服务器处理;

C 会计保存凭证时,预先取得凭证号 003 ,提交到 Z 服务器处理;

由于服务器Y比率繁忙,或 B会计做的凭证 分录明细较多,其中一条检查失败,未成功保存。

A、C 会计做的凭证 提交服务处理正常,凭证保存成功!

后续再做凭证处理时,则凭证号从004 开始编号,002凭证号则变成了空号。

③ 对于凭证编号管理,SAP系统中:不允许修改凭证编号、不允许删除凭证编号:

  • SAP软件管理凭证号时(下图A列),还同时详细记录了录入日期、时间、人员(下图B列),记录了凭证来源(下图C列),且操作界面不能修改ABC三列数据;
  • 这三列数据出现修改或删除将直接导致 SAP系统各模块、各功能之间数据不一致,导致系统自动记账、成本结转等功能计算出错。
 

④ SAP软件功能已经取得国家财政部的认可,大型国企(中石油、中石化、中国电网、中国电信、神华)等也是使用SAP软件,也是同样出现凭证跳号情况。

⑤ 另外,预制凭证保存后领取了分配的凭证号,后续将制凭证删除,也导致凭证跳号。

⑥ 为什么国产软件财务凭证不会出现跳号、断号?

  • 这里有一个误区,没有区分财务内部凭证号、外部凭证号。ERP软件中,凭证编号需要区分内部凭证号(流水号,KEY值关键字)、外部凭证号(归档装订凭证号,非KEY值关键字)。外部凭证号(归档装订凭证号)是后续补充追加的,不是系统数据之间连接关键字,可以在凭证生成后,补充或修改。
  • 国产软件也是如此,国产软件主要显示的是外部凭证号(归档装订凭证号),内部凭证号不显示。如果内部凭证号显示,则有相同的问题。
  • SAP软件主要显示的是内部凭证号(流水号,KEY值关键字)。如果一定要一个连续的、不跳号、断号的外部凭证号(归档装订凭证号),可以在打印时增加一个小程序补充生成。
 

[解决方法]

 

① 一般不用处理,做好说明和解释即可。

② 如果审计一定要一个连续的财务凭证编号,如下处理增加一个凭证归档编号:

2.1 以采用SAP给的Official Document Numbering 方案处理。也就是:外挂程序,月结完成后另行运行程序给所有财务凭证生成连续编号,编号存储在备选参考字段,如下图,给另外写了一个编号。
 


2.2 可以在财务凭证打印中增加逻辑,给当月凭证按“公司+年月+凭证类型”按凭证生成的自然日期先后顺序处理:增加一个凭证归档编号。

③ 财务凭证打印时采购双凭证号打印,同时打印外部凭证号(归档装订凭证号)、内部凭证号(流水号,KEY值关键字),如下图:

[其他问题]

 

另外,在SAP项目中,也有以下相关的问题:

① 财务凭证BAPI导入时导致的跳号:

1.1 财务凭证批量导入,通常调用函数BAPI_ACC_DOCUMENT_POST。

1.2 在正式过账前,一般需要提供测试或检查:

检查方式一:

调用函数BAPI_ACC_DOCUMENT_CHECK

检查方式二:

调用函数BAPI_ACC_DOCUMENT_POST + BAPI_TRANSACTION_ROLLBACK

1.3 通过回滚ROLLBACK方式测试或检查时,系统分配了正式的凭证号,撤回时凭证号未释放:

建议检查使用:

函数BAPI_ACC_DOCUMENT_CHECK。

② 取消凭证号段缓存(不建议的方案):事务码 SNRO 将对象 RF_BELEG 改为无缓存。

这样修改后,系统过账时,只能串行处理,如果并行处理容易产生凭证重号导致不能保存,而使界面数据丢失。


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注:此文章为杨勇清原创作品,任何个人或机构未经过其同意,不得擅自转载或大段引用于商业用途。

 

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