[前言]

迪森之所以在数字化转型项目实施过程中备受企业夸赞，是因为迪森项目过程中都有专家们的保驾护航，为帮助企业在数字化转型项目实施中收获新知识，增长新能力，提高管理视野，减少项目误区，我们特设「迪森专家专栏」，将会有一系列关于数字化转型项目实施方面的文章分享给大家，敬请关注。

本文根据迪森首席财务专家杨勇清老师在SAP ERP领域中的24年丰富经验，结合其在ERP项目实施中发现的普遍误区发表相应的研究心得与建议，为您的SAP财务实施与交付保驾护航。
 

[问题描述]

SAP系统上线后第一个年度审计时，审计人员提出为什么财务凭证跳号、断号？同时财务人员也很迷惑，SAP是最好的ERP软件之一，为什么在财务凭证编号上出问题？什么原因？如何向审计解释？在SAP系统中如何避免？
 

[问题分析]

 

① SAP凭证编号跳号是常见现象。

② 凭证编号跳号的原因是，SAP系统主要应用于大企业，支持业务并行处理，支持多个服务器并行处理；即：多个人员同时处理同一公司财务凭证。

例如 A、B、C 三名财务人员 分别对公司1000进行凭证记账：

A 会计保存凭证时，预先取得凭证号 001，提交到 X 服务器处理；

B 会计保存凭证时，预先取得凭证号 002 ，提交到 Y 服务器处理；

C 会计保存凭证时，预先取得凭证号 003 ，提交到 Z 服务器处理；

由于服务器Y比率繁忙，或 B会计做的凭证 分录明细较多，其中一条检查失败，未成功保存。

A、C 会计做的凭证 提交服务处理正常，凭证保存成功！

后续再做凭证处理时，则凭证号从004 开始编号，002凭证号则变成了空号。

③ 对于凭证编号管理，SAP系统中：不允许修改凭证编号、不允许删除凭证编号：

• SAP软件管理凭证号时(下图A列)，还同时详细记录了录入日期、时间、人员(下图B列)，记录了凭证来源(下图C列)，且操作界面不能修改ABC三列数据；
• 这三列数据出现修改或删除将直接导致 SAP系统各模块、各功能之间数据不一致，导致系统自动记账、成本结转等功能计算出错。

 
④ SAP软件功能已经取得国家财政部的认可，大型国企（中石油、中石化、中国电网、中国电信、神华)等也是使用SAP软件，也是同样出现凭证跳号情况。

⑤ 另外，预制凭证保存后领取了分配的凭证号，后续将制凭证删除，也导致凭证跳号。

⑥ 为什么国产软件财务凭证不会出现跳号、断号？

• 这里有一个误区，没有区分财务内部凭证号、外部凭证号。ERP软件中，凭证编号需要区分内部凭证号(流水号，KEY值关键字)、外部凭证号(归档装订凭证号，非KEY值关键字)。外部凭证号(归档装订凭证号)是后续补充追加的，不是系统数据之间连接关键字，可以在凭证生成后，补充或修改。
• 国产软件也是如此，国产软件主要显示的是外部凭证号(归档装订凭证号)，内部凭证号不显示。如果内部凭证号显示，则有相同的问题。
• SAP软件主要显示的是内部凭证号(流水号，KEY值关键字)。如果一定要一个连续的、不跳号、断号的外部凭证号(归档装订凭证号)，可以在打印时增加一个小程序补充生成。

 

[解决方法]

 

① 一般不用处理，做好说明和解释即可。

② 如果审计一定要一个连续的财务凭证编号，如下处理增加一个凭证归档编号：

2.1 以采用SAP给的Official Document Numbering 方案处理。也就是：外挂程序，月结完成后另行运行程序给所有财务凭证生成连续编号，编号存储在备选参考字段，如下图，给另外写了一个编号。
 

2.2 可以在财务凭证打印中增加逻辑，给当月凭证按“公司+年月+凭证类型”按凭证生成的自然日期先后顺序处理：增加一个凭证归档编号。

③ 财务凭证打印时采购双凭证号打印，同时打印外部凭证号(归档装订凭证号)、内部凭证号(流水号，KEY值关键字)，如下图：

[其他问题]

 

另外，在SAP项目中，也有以下相关的问题：

① 财务凭证BAPI导入时导致的跳号：

1.1 财务凭证批量导入，通常调用函数BAPI_ACC_DOCUMENT_POST。

1.2 在正式过账前，一般需要提供测试或检查：

检查方式一：

调用函数BAPI_ACC_DOCUMENT_CHECK

检查方式二：

调用函数BAPI_ACC_DOCUMENT_POST + BAPI_TRANSACTION_ROLLBACK

1.3 通过回滚ROLLBACK方式测试或检查时，系统分配了正式的凭证号，撤回时凭证号未释放：

建议检查使用：

函数BAPI_ACC_DOCUMENT_CHECK。

② 取消凭证号段缓存(不建议的方案)：事务码 SNRO 将对象 RF_BELEG 改为无缓存。

这样修改后，系统过账时，只能串行处理，如果并行处理容易产生凭证重号导致不能保存，而使界面数据丢失。

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注：此文章为杨勇清原创作品，任何个人或机构未经过其同意，不得擅自转载或大段引用于商业用途。

 

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